การพัฒนาโปรแกรมสารสนเทศที่ใช้บริหารยาคงคลัง โรงพยาบาลพุทธโสธร Development of the Information Technology System for Drug Inventory Management, Buddhasothorn Hospital

Abstract

      บทคัดย่อ                                                           วัตถุประสงค์: เพื่อพัฒนาและประเมินผลโปรแกรมสารสนเทศผ่านโทรศัพท์มือถือเพื่อบริหารยาคงคลังของโรงพยาบาลพุทธโสธร (Inventory-Buddhasothorn Hospital; INV-BSH) ในการลดอุบัติการณ์ยาขาดคลังและยาหมดอายุในคลัง วิธีการศึกษา: ใช้รูปแบบวิจัยและพัฒนา ศึกษารายการยาในคลัง 737 รายการ ในช่วงก่อนพัฒนาโปรแกรม (2562) และระยะพัฒนาที่ 1 - 4 (2563 - 2566) พัฒนาโปรแกรม INV-BSH โดยทบทวนวรรณกรรมและประยุกต์เครื่องมือสารสนเทศ ปรับปรุงตามปัญหาที่พบในแต่ละระยะ นับอุบัติการณ์ยาขาดคลังและยาหมดอายุแต่ละระยะเทียบกับเกณฑ์ คือ ยาขาดคลังโดยรวมไม่เกิน 2% ยาจำเป็นขาดคลัง 0% และยาหมดอายุไม่เกิน 1% จากข้อมูลโปรแกรม HOSxP และ INV-BSH ผลการศึกษา: ยา 737 รายการแบ่งเป็น 3 กลุ่ม ได้แก่ vital, essential และ non-essential (136, 438 และ 163 รายการตามลำดับ) ระยะที่ 1 - 4 ประยุกต์ใช้ AppSheet เชื่อมกับ Google Sheet เพื่อเข้าถึงข้อมูลยาในคลังผ่านโทรศัพท์เคลื่อนที่ กำหนดเวลาให้ระบบปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบันและส่งข้อมูลไป Cloud อัตโนมัติ ค้นหารายการยาได้เร็วและแม่นยำโดยใช้รหัสชื่อสามัญ Generic Product Use (GPU) ร่วมกับการสแกน QR code ที่ชั้นเก็บยา ระบบแจ้งเตือนยาช่วยชีวิตถึงจุดสั่งซื้อผ่าน Line Notify แสดงวันหมดอายุแบบปฏิทินและตาราง พบว่ายาขาดคลังลดลงจาก 16/15 ครั้ง/รายการ (2.04% ของรายการยาทั้งหมด) ช่วงก่อนพัฒนา เป็น 11/11, 7/7, 6/6 และ 1/1 ครั้ง/รายการ (หรือ 1.49%, 0.95%, 0.81% และ 0.14%) ในระยะที่ 1 - 4 ตามลำดับ ยาจำเป็นขาดคลังลดจาก 2 รายการเป็น 2, 1, 0 และ 0 รายการ ตามลำดับซึ่งผ่านเกณฑ์ ส่วนยาหมดอายุลดลงจาก 20/20 ครั้ง/รายการ (2.71%) เป็น 8/8 ครั้ง/รายการ (1.49%) ในระยะ 1 แต่เพิ่มเป็น 23/23 ครั้ง/รายการ (3.12%) ในระยะ 2 และลดลงเป็น 19/19 และ 9/9 ครั้ง/รายการ (2.58% และ 1.22%) ในระยะ 3 และ 4 ซึ่งไม่ผ่านเกณฑ์ สรุป: โปรแกรม INV-BSH ลดอุบัติการณ์ยาจำเป็นขาดคลังและยาหมดอายุของโรงพยาบาลพุทธโสธร ควรพัฒนาและประเมินผลโปรแกรมอย่างต่อเนื่อง คำสำคัญ: โปรแกรมสารสนเทศ; บริหารยาคงคลัง; ยาขาดคลัง; ยาจำเป็นขาดคลัง; ยาหมดอายุในคลัง; INV-BSH Abstract Objective: To develop and evaluate the Inventory-Buddhasothorn Hospital (INV-BSH) mobile phone program for drug inventory controls to reduce incidents of short supply and expiration. Method: In this research and development, inventory status of 737 drug items in pre-development phase (2019) to development phases 1 – 4 (2020 – 2023). INV-BSH was developed based on literature review and applied information technology. The program was improved based on problems found in each phase. In each phase, incidents of short supply and expired drugs from HOSxP and INV-BSH were tallied and compared with passing criteria, i.e., short supply of < 2% for all drugs and 0% for essential drugs, and expired drugs < 1%). Results: Of the 737 items, there were 136, 438 and 163 items of vital, essential and non-essential drugs, respectively. In phases 1 – 4, AppSheet was connected with Goo Sheet for data access through mobile phone application. Automatic Data update time and upload to Cloud was pre-set. Searching drug items was rapid and precise using Generic Product Use (GPU) for scanning QR code on the shelf. Automatic warning for reordering life-saving drugs was sent through Line Notify. Expiration date was shown in calendar and table forms. Incidents of short supply of all drugs decreased from 16/15 times/items (2.04%) in pre-development to 11/11, 7/7, 6/6 and 1/1 times/items (i.e., 1.49%, 0.95%, 0.81% and 0.14%) in phases 1 – 4, respectively. For essential drugs, short supply decreased from 2 items to 2, 1, 0 and 0 items, respectively which passed the criteria. Expired drugs decreased from 20/20 times/items (2.71%) to 8/8 times/items (1.49%) in phase 1 but increased to 23/23 times/items (3.12%) in phase 2 and decreased to 19/19 and 9/9 times/items (2.58% and 1.22%) in phases 3 and 4, respectively, which did not pass the criteria. Conclusion: INV-BSH program reduced incidents of short supply and expired drugs in Buddhasothorn Hospital. The program should be continuously improved and evaluated. Keywords: information technology; drug inventory control; short supply; short supply of essential drugs; expired drugs; INV-BSH